Ho eliminato mail e Telegram dal mio iPhone

Alcuni mi hanno chiesto se avessi aggiornamenti sui miei workflow per il 2021 (ora 2022). Altri mi hanno chiesto di fare una puntata di Vita da Millennial per raccontare quello che sto facendo e come lo sto facendo, perché possa essere utile e di ispirazione.

Io non voglio essere di ispirazione. Non voglio essere un esempio. Non credo che ci sia tanto da imparare da me, quanto invece ci sia bisogno di discussioni attive su quello che io affronto.

Il motivo per cui non sono riuscito a esprimermi tanto spesso come in passato, quest’anno, è perché ho pochi pensieri attivi in mente oltre a quelli dei flussi di lavoro e gli obiettivi per il progetto Avascan.

Sì, mi sento effettivamente povero di idee in questo senso. Recentemente però, con l’espansione del team di cui ho parlato un po’ ovunque, mi sono dovuto confrontare con dei temi che mi erano molto cari un tempo, e che ho dovuto rivedere quasi completamente: l’integrazione del flussi di lavoro.

Vedo spesso ragazzi su LinkedIn che raccontano che la loro azienda, il loro team, è cresciuto velocemente fino a 20, 40, o anche 50 persone, e lo dicono come se fosse la cosa più facile del mondo, una cosa naturale.

Io non ho mai trovato una cosa più difficile di questa in vita mia. È un processo così complicato. L’obiettivo è trovare sempre la migliore persona per uno specifico ruolo, e non solo della manovalanza che faccia delle attività un po’ così, quando serve e che possa fare chiunque. Abbiamo cercato e stiamo cercando persone estremamente specializzate per alcuni aspetti, altre molto sveglie per altri, e altre ancora con zero competenza specifica ma esperienza sul campo senza paragoni.

Ogni persona che è entrata nel team ha avuto un ruolo ben definito, che non è necessariamente descritto dalla sua job description, ma dall’insieme di attività che svolge. Ognuno ha un certo livello di autonomia (tendenzialmente molto alta), ma le attività di ognuno si incontrano con quelle degli altri in alcuni punti, e quindi c’è bisogno di un alto livello di coordinazione interna.

In un team di 5-10 persone, la coordinazione interna è piuttosto facile da gestire, soprattutto se il business che viene sviluppato è relativamente semplice: magari un progetto software, oppure un business basato sulle relazioni o sui contenuti. Definisco relativamente semplice un business che ha poche ramificazioni, ma solo delle attività di diverso tipo. Per ramificazioni intendo che un business può avere delle attività che possono ‘esplodere’ e diventare delle vere e proprie unità di business, che possono non essere direttamente correlate all’attività primaria.

Faccio un esempio: un’azienda che sviluppa un software online (Software-as-a-Service) ha un’unità Finance che si occupa di gestire tutta la contabilità, gli stipendi dei dipendenti e i vari flussi di cassa. Difficilmente può nascere una nuova unità di business, che fa capo al Finance, per gestire un nuovo prodotto finanziario. L’azienda fa software online, non strumenti finanziari, quindi non avrebbe senso.

Ecco, questo genere di semplicità non esiste almeno in due tipi di aziende: le Corporate (in cui la quantità di attività di business rende necessaria una maggiore granularità nell’organizzazione dei team interni e delle attività), e i team crypto: questi ultimi, fondamentalmente, crescono di complessità perché la loro struttura non è ancora ben definita, e quindi non si sa bene quali siano i limiti. Un team crypto può essere una DAO, ovvero una Decentralised Autonomous Organisation: un collettivo di persone che sono accumunate dal fatto che hanno il token di quel progetto. Una DAO può fare tante cose diverse:

• Sviluppare un software online (un DEX, un Money Market o altri tipi di piattaforme)
• Gestire un fondo di investimento (con i fondi del tesoro bloccato nel protocollo)
• Sviluppare un altro software online (dalla lista di cui sopra)
• Creare una collezione di opere d’arte (sotto forma di NFT)
• Creare un club per determinati motivi (usando gli NFT come certificazione della membership)

E tanto altro che non so nemmeno. Fondamentalmente, quello che intendo, è che un team crypto può espandersi in attività di ogni tipo e all’infinito.

Anche Avascan sta diventando così, essendo sviluppato da un team crypto. Si sta espandendo in maniera non prevedibile, e nel farlo stiamo creando un database di informazioni (di tecnologia come di business) che deve essere coordinato e gestito al meglio, per evitare che vada perso. Molti team interni sono anche dei team di ricerca, perché tantissimo è sia da scoprire che soprattutto da capire e analizzare.

E tutta questa complessità deve essere gestita. Per questo motivo, nel corso del mese di dicembre abbiamo iniziato un processo che finirà a gennaio, con lo scopo di migrare tutte le nostre informazioni su un nuovo sistema basato su flussi di lavoro dedicati per area di competenza. Si basa tutto su Jira, che in molti conoscono, con alcune aggiunte e personalizzazioni.

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Ma la questione centrale, il motivo per cui mi sono messo a scrivere queste righe, non è questo: è che anche il mio lavoro è cambiato, radicalmente, negli ultimi mesi. Ora mi occupo più di gestire i cambiamenti e i macro-obiettivi rispetto alle attività singole. Lavoro tendenzialmente meno di prima, ma perché ho bisogno di molta più concentrazione per farlo, e quindi non posso permettermi distrazioni nella maggior parte dei momenti della giornata.

Questo cambiamento doveva sortire degli effetti anche sui miei flussi di lavoro personali, e così ci ho riflettuto durante queste vacanze natalizie. Ho iniziato ad agire appena tornato, il 3 gennaio:

• Ho fatto un abbonamento a Setapp (qui c’è un mese gratis se ci si abbona), che mi permette di avere uno store di più di 200 app che altrimenti sarebbero a pagamento in abbonamento, per un costo di 170€/anno circa;
• Sto rimuovendo tutte le app a cui ero abbonato che posso sostituire con app disponibili su Setapp (tra cui Fantastical per BusyCal, Diarly per Day One e altre);
• Ho avuto così modo di provare altre app che altrimenti non avrei mai comprato, come Paste, iStats Menu e Workspace (quest’ultima davvero utile: permette di creare delle configurazioni di app, siti e azioni da fare contemporaneamente usando un’unica scorciatoia);

In questo modo ho semplificato la gestione dei miei abbonamenti: invece di avere n abbonamenti ad altrettante app, ho un solo abbonamento a tutto quello che mi serve.

In più, solo sull’iPhone, ho eliminato Spark (la mia app di mail) e rimosso l’account di lavoro da Telegram.

Il motivo è semplice: ogni mattina mi svegliavo, guardavo le mail per leggere le mie newsletter (Good Morning Italia, Finimize, The Block e altri), ma insieme a quelle trovavo anche le mail di lavoro e tutte le newsletter promozionali o le notifiche di app come Glovo, per ordini fatti il giorno prima. Insomma, molta confusione, e nel 90% dei casi mi trovavo al momento della riunione mattutina senza aver letto nulla.

E per me è un disastro se inizio a lavorare senza il mio briefing quotidiano. Me ne sono accorto qualche settimana fa, quando non avevo ancora letto i briefing e durante la giornata sono successi degli eventi che non riuscivo a capire (nello specifico, era il crollo dei mercati finanziari di alcuni punti percentuali e un crollo delle crypto). Ero disperato, e solo a fine giornata mi sono accorto che, se avessi letto il briefing, avrei saputo che erano attese delle dichiarazioni dalla Banca Centrale Europea e dalla Riserva Americana, ed era questa situazione che aveva creato incertezza sui mercati.

Per evitare che questo non accadesse di nuovo, ho cercato qualche app o servizio che che permettesse di dividere le mail di lavoro dalle newsletter e ho trovato Matter, un’app per iOS che serve per leggere esclusivamente le newsletter e gli articoli presi da varie fonti, tra cui Pocket, email e altro.

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Telegram invece l’ho tolto perché creava un continuo stress soprattutto fuori dall’orario di lavoro: più della metà dei messaggi che ricevo provengono da persone che scrivono da fusi orari completamente diversi al mio, e quindi spesso ricevo messaggi alle 8, 9 o 10 di sera che mi sembrano urgenti, ma in realtà non lo sono. In realtà tutti i messaggi che arrivano a me, ora, sono non-critici: se il sito va giù o ci sono problemi gravi, c’è chi si mette subito all’opera per fare tornare tutto online, e c’è anche chi manda una comunicazione ai nostri utenti.

E in ogni caso, per le cose urgenti e critiche, avevo bisogno di usare un protocollo per filtrare tutto il resto. Per questo, Telegram con il mio account/numero di lavoro non è più su iPhone, ma c’è solo Signal, a cui i colleghi possono scrivermi se c’è qualcosa di grave o urgente. Tutte le conversazioni verso l’esterno rimangono su Telegram e quelle interne ‘normali’ nel nostro server di chat (le cui notifiche ho attive sull’iPhone) ma sono filtrate tramite un’estensiva configurazione degli stati di concentrazione di iOS, di cui però parlerò un’altra volta.

In generale, email e Telegram, pensandoci a freddo e a posteriori, sono due fattori che mi hanno portato al burnout di qualche settimana fa, in cui avevo uno stato di ansia generalizzato.

Siamo ancora in una pandemia, che ci sta causando moltissimi problemi psicologici: ci sentiamo più sicuri a casa, con poche persone intorno a noi, abbiamo ansia sociale (io ne ho moltissima quando entro nei centri commerciali affollati). Il sovraccaricamento da informazioni, soprattutto nel mondo crypto in cui in un giorno si possono perdere decine di eventi importanti, è un problema serio. Dopo aver provato cosa vuol dire ‘stare a mille’, ho deciso di fare tutto con più calma, concentrazione e serenità.

E vediamo cosa succede.

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